Comment préparer une feuille de calcul Excel pour planifier une conférence?

October 17

Comment préparer une feuille de calcul Excel pour planifier une conférence?


Résoudre le problème de haut-parleurs de jonglerie et d'espaces de présentation est l'une des exigences de l'emploi clés d'un organisateur de congrès. L'objectif est de veiller à ce que tous les événements se passent bien, que les événements qui suivent logiquement dans une piste d'intérêts ne sont pas incompatibles, et de faire en sorte que un haut-parleur ne doit pas être à plusieurs endroits en même temps. Excel peut être utilisé comme un outil d'organisation visuelle, d'exposer une grille d'espaces de présentation et les créneaux horaires disponibles, vous permettant d'éviter les conflits d'horaire avec haut-parleurs et des espaces de présentation.

Instructions

1 Lancez Excel et cliquez sur l'icône pour créer un nouveau classeur. Cliquez sur l'onglet "Feuille 1" si elle est pas déjà sélectionnée.

2 Entrez l'heure de début de votre conférence dans la cellule A2.

3 Entrez des intervalles supplémentaires de 15 minutes à partir de cellules A3 jusqu'à la fin de la journée de la conférence. Par exemple, si votre conférence a débuté à 10 heures, A3 serait la liste "10:00" Cell A4 serait la liste "10:15" et ainsi de suite.

4 Entrez les noms des espaces de présentation dans les colonnes "B", "C" et "D", si vous avez plus de trois espaces de présentation, continuer à les étiqueter à travers autant de colonnes que vous avez besoin. Si vous aviez des espaces de présentation de la Eccleston Ballroom, la salle de bal Piper et la salle de bal Tennant, que vous énumérer chacun de ces noms à tour de rôle dans les cellules B1, C1 et D1.

5 Entrer le nom de la présentation dans la cellule à l'intersection du nom de l'espace de présentation et de l'heure de début de l'événement. Par exemple, une présentation qui commence dans la salle de bal Eccleston à 10h00, vous avait mis le nom de la présentation dans la cellule B3.

6 Sélectionnez la cellule au début de la présentation (B3 dans l'exemple ci-dessus), et continuer à sélectionner les cellules jusqu'à ce que vous atteignez la fin de la présentation. Par exemple, si la présentation dans la salle de bal Eccleston a pris fin à 23h45, vous devez sélectionner les cellules B3, B4, B5, B6, B7, B8 et B9.

7 Cliquez sur l'icône "Fusionner et centrer" sur l'onglet Accueil d'Excel pour fusionner ces cellules ensemble. Sur Excel 2003 et plus tôt, l'icône "Fusionner et centrer" se trouve au milieu des tâches icônes ci-dessus la barre formule d'entrée.

8 Répétez les étapes 4, 5 et 6 pour tous les événements sur votre calendrier. Vous pouvez colorer les événements de code en sélectionnant leur cellule fusionnée et en appuyant sur le bouton avec une icône du pot de peinture sur elle sur la principale zone de menu Excel dans Excel 2003 et plus tôt, et dans l'onglet «Accueil» dans Excel 2007. Par la couleur des événements de codage basée sur sujet ou haut-parleur, vous pouvez rapidement vous assurer que vous ne disposez pas du même orateur réservé à deux endroits différents en même temps.

9 Imprimer la grille de planification de la conférence et de partager avec votre comité de planification pour vérifier les erreurs, et ne pas oublier de l'imprimer et de le distribuer aux participants à la conférence afin qu'ils puissent planifier leurs horaires de façon appropriée.

Conseils et avertissements

  • Pour planifier plusieurs conférences de jour, répétez cette procédure dans différents onglets du même classeur.

          

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