Comment formater les dates et numéros dans une fusion MS Word Mail

May 24

Comment formater les dates et numéros dans une fusion MS Word Mail


Microsoft Word inclut une fonctionnalité de publipostage puissant qui vous permet de fusionner des données provenant d'une source externe (MS Excel, MS Access, fichiers texte, etc.) à un document MS Word. Vous pouvez utiliser des fusions pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes, des listes, des répertoires, ou même pour créer un e-mail personnalisé aux destinataires dans votre liste d'adresses. Pour de nombreuses applications de fusion, les données peuvent inclure les numéros et / ou des dates. Souvent, nous constatons que les documents fusionnés comprennent la mise en forme incorrecte pour ces numéros ou des dates. Par exemple, nous pouvons avoir un champ «Salaire» dans une feuille de calcul MS Excel que nous fusionnons à notre document, mais nous constatons que le champ fusionné ne comprend pas des virgules ou le symbole «$» préfixe. Ou nous pouvons avoir des dates dans notre feuille de calcul qui sont formatés incorrectement (ou pire, pas formaté comme dates du tout). Cet article montre comment vous pouvez facilement contrôler le formatage des dates et des chiffres fusionnés. Il est toujours bon d'appliquer cette technique pour toutes les dates et numéros de vos fusions (même si la mise en forme apparaît appropriée sur la première preview). Cela permet d'assurer la mise en forme cohérente en fonction de votre application de fusion.

Instructions

1 Comment formater les dates et numéros dans une fusion MS Word Mail

Cet article suppose que vous avez un document de fusion en place et sont familiers avec MS Word opérations de fusion. Au cours de cet article, nous illustrerons à l'aide d'un simple document MS Word 2003 avec une feuille de calcul MS Excel 2003 (contient des données pour la fusion).

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Ouvrez votre document MS Word et insérer les champs de fusion en fonction de votre application. Par défaut, MS Word insère les champs sans commutateurs (donc pas des instructions spéciales en matière de mise en forme). À titre d'exemple ici, nous allons examiner un document simple qui comprend des données fusionnées à partir de MS Excel qui comprend les champs suivants: Nom, Prénom, DOBirth, DOHire, Salaire et Soc-Sec Nbr.

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Aperçu des résultats de la fusion pour voir comment vos numéros et dates apparaîtront sans instructions de formatage spéciales. Même si la mise en forme apparaît acceptable sur l'aperçu, vous devriez vraiment appliquer les codes de format décrites ci-dessous. Sinon, vous pouvez constater que certains dossiers ne formatent pas systématiquement. Notez également que par l'application de ces codes de format, vous avez le contrôle complet sur la façon dont les dates et les chiffres apparaissent. Cela permet de garantir la sortie de fusion apparaît poli et professionnel. Pour Aperçu dans MS Word 2002/2003, cliquez sur le "Voir les données Fusionné" bouton de la barre d'outils Fusion et publipostage. Pour Aperçu dans MS Word 2007, cliquez sur "Aperçu des résultats" sur l'onglet de diffusion. Si vous voyez des codes ressemblant {Nom MERGEFIELD} ", etc., appuyez sur ALT-F9.

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Il y a deux façons d'insérer facilement des commutateurs à vos codes de champ existants pour contrôler le formatage de nombre ou de date champs. Dans cette étape, nous allons illustrer comment insérer des commutateurs en utilisant la boîte de dialogue MS Word Champ. Dans l'étape 6, nous illustrons comment insérer les codes à droite dans le document (sans utiliser une boîte de dialogue). Pour ouvrir la boîte de dialogue Champ, cliquez droit sur le champ, puis choisissez "Modifier le champ ...". Ensuite, cliquez sur "Codes de champ" sur cette boîte de dialogue.

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Les propriétés du champ avancée sera affiché sur le côté droit de cette boîte de dialogue. Le champ Codes de champ sera déjà inclure le nom du champ préfixé par le code "MERGEFIELD". Par exemple, il peut dire "MERGEFIELD DOBirth". commutateurs de mise en forme peuvent être ajoutés à cette valeur selon les besoins. Pour un champ de date appelé DOBirth, nous pouvons entrer dans quelque chose comme MERGEFIELD DOBirth \ @ "d MMMM yyyy". Notez que le commutateur de format de date doit commencer par "\ @". Se étape 10 pour des exemples d'autres commutateurs de date et le format de nombres.

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Dans les étapes 4 et 5, nous avons inséré des commutateurs de mise en forme à l'aide de la boîte de dialogue MS Word Champ. Dans cette étape, nous allons voir comment ajouter ces commutateurs directement à votre document (dans les codes de champ) sans utiliser une boîte de dialogue. Pour modifier ou afficher des commutateurs pour un champ de fusion simple, il suffit de cliquer à droite sur le champ de fusion et sélectionnez "Basculer les codes de champ". Répétez l'opération pour masquer les codes et revenir à l'affichage juste le nom de domaine. Avec les codes de champ visible, vous pouvez taper les commutateurs de format à la droite du nom de domaine.

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Pour basculer la visibilité de tous les codes dans votre document, appuyez sur ALT-F9 (hold ALT tout en appuyant sur F9). Alternativement, vous pouvez basculer la visibilité pour tous les codes en utilisant les menus de MS Word ... dans MS Word 2002/2003, sélectionnez Outils, Options, Affichage, codes de champ ... dans MS Word 2007, sélectionnez le bouton Office, Options Word, avancée, Afficher le contenu du document, Afficher les codes de champ. Une fois que vous pouvez voir le code (s) sur le terrain, vous pouvez simplement cliquer dans la} marque la plus à droite et entrez le commutateur souhaité. Par exemple, si le code de champ étaient "{MERGEFIELD DOBirth}", vous pouvez modifier et se retrouver avec "{MERGEFIELD DOBirth \ @" d MMMM yyyy "}".

8 Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour ajouter le commutateur de format à votre domaine, rappelez-vous que tous les commutateurs numériques doivent commencer par "#" et tous les commutateurs de date doivent commencer par "\ @". Aussi, rappelez-vous que la date commutateurs sont ensuite enfermés dans des guillemets (généralement pas nécessaire pour les commutateurs numériques). Dans les étapes 9 et 10, nous allons fournir des exemples pour le numéro et la date des commutateurs, respectivement. Si toujours pas sûr de passer à utiliser, jeter un oeil à la section Conseils où nous révélons comment recueillir les codes en utilisant MS Excel.

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commutateurs numériques doivent commencer par "#". À moins que votre format est complexe (ou inclut le texte ou des espaces), ne vous inquiétez pas avec entourant le commutateur de format entre guillemets. "0" est utilisée pour forcer un chiffre, tandis que "#" est utilisé pour afficher un chiffre seulement si elle est disponible. Par exemple, la valeur 23 en forme avec "0000" affichera "0023". La même valeur de 23 formaté avec "#, ## 0" va afficher comme "23". Une période "." indique la position de la virgule décimale. Une virgule "," est utilisé pour groupement de chiffres, comme prévu. Pour ajouter du texte à l'intérieur du résultat, placez simplement entre guillemets simples. Par exemple, pour mettre en forme 123456789 comme "123-45-6789" le commutateur de format est "000 '-' 00 '-' 0000". Cliquez sur l'image à gauche pour des exemples.

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La date interrupteurs doivent commencer par "\ @", et la partie de format de date doit être enfermé dans des guillemets. Utilisez "M" (doit être en majuscules) pour le mois. Pour Mars, "M" = 3, "MM" = 03, "MMM" = Mar, et "MMMM" = Mars. Utilisez "d" pour le jour où "d" = 4, "dd" = 04, "ddd" = Fri, et "dddd" = vendredi. Pour l'année, utiliser "yy" ou "yyyy". Pour les heures, utiliser "h" ou "hh" pour l'heure, "m" ou "mm" pour la minute, et "am / pm" pour inclure le / PM désignation AM. commutateurs de format typiques pour les dates comprennent "MM / jj / aaaa" ou "MMM d, yyyy". Pour inclure un autre texte à l'intérieur du résultat, placez simplement entre guillemets simples. Cliquez sur l'image à gauche pour des exemples.

11 Soyez conscient que d'autres commutateurs peuvent être ajoutés aux codes de commutation (en plus de votre numéro ou le format de date switch). Ces commutateurs commencent toujours par «*» et peuvent être utilisés pour contrôler des choses telles que tous les bouchons (* supérieur), tout en minuscules (* Basse), première lettre bouchon (* Caps), différents formats numériques, etc. Vous pouvez entrer manuellement ceux-ci ou pour certains commutateurs, vous pouvez sélectionner le commutateur sur le dialogue Champ. Cliquez sur "Cacher codes" si nécessaire, puis voir les options sous "Propriétés du champ". 12 Comment formater les dates et numéros dans une fusion MS Word Mail


Un commutateur très utile parmi ceux qui sont référencés dans l'étape 11 est "* MERGEFORMAT". Ce commutateur forces MS Word pour conserver votre mise en forme lorsque la valeur du champ est mis à jour. Par exemple, si vous appliquez la mise en gras ou une police sur le champ de fusion, puis la mise en forme sera conservée lorsque de nouvelles valeurs sont fusionnées. Vous pouvez ajouter ce commutateur comme le numéro # et \ @ commutateurs, ou sélectionnez simplement l'option "Préserver le formatage lors de mises à jour" sur la boîte de dialogue Champ.

Conseils et avertissements

  • Toujours appliquer cette technique pour toutes les dates et les chiffres dans vos fusions. Sinon, vous trouverez peut-être que certains champs ne formatent pas correctement, ou la mise en forme peut ne pas être compatible. En particulier avec les sources de données MS Excel, cela peut être un problème embêtants. En appliquant les techniques ici, vous pouvez vous assurer le bon formatage pour toutes les dates et les chiffres.
  • Si vous n'êtes pas sûr du numéro ou le commutateur de format de date à utiliser, coup d'oeil sur les codes utilisés par MS Excel. Lorsque les cellules formatage dans MS Excel (Format de cellule de dialogue, sur l'onglet Nombre), sélectionnez d'abord la valeur qui est la plus proche du format que vous avez besoin (Nombre, devise, date, heure, etc.). Ensuite, choisissez un échantillon qui est le plus proche de votre besoin. Enfin, cliquez sur la catégorie "Custom". De là, vous pouvez habituellement rassembler un commutateur de format qui fonctionnera dans MS Word. Il y a quelques différences, afin de ne pas travailler toutes les chaînes de format MS Excel le même dans MS Word, mais beaucoup sont identiques ou très similaires. Si vous êtes coincé à essayer de régler un commutateur, envoyez-moi une note et je serai heureux de vous aider.
  • Pour entrer un code MS Word Champ sans utiliser la barre d'outils ou le menu, tapez simplement le code de champ, puis sélectionnez le texte et appuyez sur CTRL-F9. MS Word convertit le texte à un code de champ et ajouter les spéciaux accolades {}. Par exemple, tapez "MERGEFIELD DOBirth", puis sélectionnez le texte et appuyez sur CTRL-F9.

          

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