feuilles de calcul Excel sont idéales pour la collecte et l'organisation de grandes quantités d'informations qui sont facilement classées, telles que les informations de contact pour une liste de personnes. Une fois que vous avez les informations de contact organisée, cependant, vous devrez peut-être sous une forme plus utile, comme une liste de distribution dans un programme de messagerie. Heureusement, la plupart des programmes de messagerie vous permettent d'importer des informations provenant d'autres programmes, donc avec seulement quelques étapes, vous pouvez simplement déplacer les informations plutôt que de dupliquer votre frappe de travail par touches.
Instructions
1 Ouvrez ou créez une feuille de calcul Excel. La première ligne devrait être les catégories, telles Prénom, Nom et E-mail. Chaque rangée suivante devrait inclure une entrée de contact. Une fois que la feuille de calcul est terminée, cliquez sur "Fichier", allez sur "Enregistrer sous", puis enregistrez-le sous forme de fichier .csv.
2 Démarrez le programme de messagerie et de trouver l'option d'importation. Selon le programme, il y aura un rendez-vous par le biais du logiciel de messagerie pour importer la liste. Dans Outlook, allez dans "Contacts" dans votre liste de dossier, puis créer un nouveau fichier de contact. Cliquez sur "Fichier" puis choisissez "Importer et exporter" dans le menu déroulant. Cela ouvre l'Assistant Importation / Exportation.
Dans Yahoo, cliquez sur "Options" et choisissez "Importer" dans le menu déroulant.
3 Dans l'Assistant Importation / exportation avec Outlook, choisissez "Importer à partir d'un autre programme ou fichier" sur le premier écran, puis cliquez sur "Suivant". Dans la liste suivante, choisissez "valeurs séparées par des virgules (Windows)» puis cliquez sur "Suivant".
Dans Yahoo, choisissez "Un programme de messagerie de bureau" à l'étape 1-Select Source, qui vous donnera une option de navigation pour trouver le fichier. Cliquez sur "Parcourir" trouver le fichier .csv enregistré dans Excel, puis ouvrez-le.
4 Dans Outlook, ouvrez le fichier à partir d'Excel avec l'option de navigation et cliquez sur "Suivant". Choisissez le nouveau contact fichier créé en tant que dossier de destination, puis cliquez sur "Suivant".
Dans Yahoo, vous aurez un écran de vérification. Tapez le code de vérification que vous voyez puis cliquez sur "Continuer".
5 Dans Outlook, sélectionnez la liste que vous souhaitez importer puis cliquez sur "Champs personnalisés." Faites glisser les rubriques de votre première ligne de la feuille de calcul Excel (Prénom, nom, email, etc.) à partir de la colonne de gauche (de Comma Separated Values) à la colonne de droite (à Microsoft Outlook Nouvelle liste de contacts). Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "OK". Chaque ligne de feuille de calcul sera désormais un nouveau contact dans le fichier.
Dans Yahoo, sélectionnez les contacts que vous souhaitez importer (il y a aussi une option Sélectionner tout). Cliquez sur "Importer".
6 Maintenant que vous avez les contacts dans votre programme de messagerie, vous pouvez créer une liste de distribution. Dans Outlook, sélectionnez «Contacts» de la liste des raccourcis. Cliquez sur "Nouveau" puis sélectionnez "Liste de distribution" dans le menu déroulant. Entrez un nom pour la liste de distribution, puis cliquez sur certains membres. Choisissez les contacts que vous avez importés d'Excel puis cliquez sur le bouton "Membres". Une fois que la liste est complète, cliquez sur «Mettre à jour maintenant."
Dans Yahoo, cliquez sur "Contacts" puis "Ajouter une catégorie." Nommez votre catégorie, puis choisissez les contacts que vous voulez ajouter. Cliquez sur "Enregistrer".
Conseils et avertissements
- D'autres programmes de messagerie populaires, tels que gmail ou hotmail, seront semblables à Yahoo, et auront leur propre section de passage et de l'aide si vous êtes bloqué. S'il n'y a pas un onglet Options pour commencer, vérifiez également sous Outils.