propriétaires de petites entreprises, le personnel des entreprises et des entrepreneurs indépendants sont tous confrontés aux mêmes tâches d'affaires au jour le jour. Le maintien d'un calendrier pour les rendez-vous et des tâches, la création de listes de choses à faire et le suivi des contacts d'affaires et l'échange d'e-mail sont des choses qui doivent être faites pour réussir. Microsoft Outlook gère toutes ces tâches et peut être fait pour les traiter encore plus efficacement. Une méthode d'efficacité à la disposition des utilisateurs est de créer des règles pour le courrier électronique. Ceux-ci peuvent être conçus pour trier automatiquement, enregistrer, imprimer ou d'effectuer un certain nombre d'autres actions par email en fonction des critères que vous définissez.
Instructions
1 Ouvrez Microsoft Outlook. Par défaut, Outlook ouvre dans la fenêtre de messagerie, mais beaucoup de gens personnaliser cette option pour ouvrir automatiquement dans les autres sections, comme des listes de choses à faire. Ouvrez votre boîte de réception si vous n'êtes pas automatiquement pris là.
2 Cliquez sur "Outils" dans la barre de menu, puis cliquez sur «Règles et alertes ..." Si vous ne consultez pas votre boîte de réception ou un autre dossier dans votre compte de messagerie, "Règles et alertes ..." ne seront pas apparaître sur les "Outils " le menu.
3 Activez l'onglet "E-mail Règles" si elle est désactivée par défaut et cliquez sur le "Nouvelle règle ..." bouton. Cliquez sur "Démarrer à partir d'une ébauche règle" option et cliquez sur si votre règle sera applicable au courrier électronique envoyé ou reçu. Cliquez sur le bouton "Suivant".
Il y a une option pour démarrer à partir d'un modèle, et si vous utilisez une règle commune, comme auto-avant, cela peut sauver un peu de temps. Vous aurez besoin de personnaliser la règle modèle en utilisant quelques-unes des étapes qui suivent.
4 Sélectionnez la condition que vous voulez vérifier votre e-mail contre. Par exemple, si vous voulez créer une règle qui envoie nécessitant une action dans un dossier prédéfini appelé «action requise», vous choisissez "signalé pour l'action." Une fois vos conditionals sont choisis, vous devrez peut-être de les affiner. Dans cet exemple, vous devez cliquer sur le mot «action», qui apparaît comme un bleu, souligné lien hypertexte, dans la case "Step 2" et sélectionner marqué les actions que vous souhaitez déplacer dans le dossier. Toute règle qui exige que le raffinement aura un mot qui apparaît comme un bleu, souligné lien hypertexte. Cliquez sur le bouton "Suivant"
5 Sélectionnez l'action que vous voulez pris avec les e-mails qui répondent aux critères de l'étape précédente. Dans cet exemple, vous choisissez "Déplacer vers le dossier spécifié." Comme précédemment, vous devez préciser les critères en cliquant sur "spécifiée" dans la boîte "Step 2". Pour cet exemple, vous sélectionnez le dossier "d'action nécessaire" dans le menu contextuel qui apparaît. Cliquez sur Suivant"
6 Sélectionnez les exceptions seront appliquées à la règle que vous avez créé et de les affiner comme vous raffiné les critères et les portions d'action. Cliquez sur Suivant."
7 Donnez la règle un nom sous la forme qui apparaît. Décochez "Activer cette règle" si vous ne voulez pas qu'elle prenne effet immédiatement. Cliquez sur "Terminer" puis cliquez sur "OK". La règle est maintenant prêt. Pour activer, désactiver ou modifier la règle à tout moment, cliquez sur "Outils" dans la barre de menu, puis en sélectionnant «Règles et alertes ..." et mettant en évidence les règles que vous souhaitez modifier. Vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver soit la règle, la modifier ou la supprimer.
Conseils et avertissements
- Si vous utilisez plusieurs règles, elles seront exécutées dans l'ordre dans lequel ils sont répertoriés. Cela peut parfois avoir des conséquences inattendues. Pour corriger cela, suivez les instructions pour les règles d'édition et d'ajuster l'ordre si nécessaire.