Comment modifier une liste d'adresses globale

October 22

Comment modifier une liste d'adresses globale


Dans les grandes entreprises qui dépendent fortement des communications par courriel, en créant une liste d'adresses avec des sous-groupes de nombreux employés peut être un énorme gain de temps. De cette façon, lorsque les employés doivent envoyer un courriel d'un département ou d'un groupe d'employés, ils peuvent le faire en choisissant simplement ce groupe plutôt que par trouver chaque employé. Cela peut aussi être utile parce que l'expéditeur n'a pas à garder une trace des changements au sein de ce groupe (nouveaux employés ou employés qui partent) ou de savoir comment épeler les noms individuels. Garder le courant de la liste est essentielle à sa valeur.

Instructions

1 Ouvrez le carnet d'adresses et double-cliquez sur la liste que vous souhaitez modifier. En bas à droite, cliquez sur "Modifier les membres."

2 Pour supprimer des membres, cliquez pour les sélectionner dans la liste et cliquez sur le bouton "Supprimer".

3 Pour ajouter un membre, cliquez sur le bouton "Ajouter". Tapez tout ou partie du nom (il peut suivre le format du nom de famille en premier), cliquez sur le nom correct pour sélectionner, puis cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ajouter plusieurs noms de cette fenêtre en répétant ces étapes. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des noms, cliquez sur "OK" pour revenir à la fenêtre précédente.

4 Tous les noms souhaités devraient apparaître dans la liste ci-dessous le nom de la liste de distribution. Si vous souhaitez modifier le nom de la liste de distribution, vous pouvez le faire dans cette fenêtre; cliquez dans le nom de la liste et de modifier au besoin. Cliquez sur "OK".

Conseils et avertissements

  • Si vous modifiez le nom du groupe, assurez-vous de tout épeler correctement, comme ceux qui souhaitent envoyer un courriel de ce groupe se taper une partie du nom. Si elle est mal orthographié, ils peuvent ne pas être en mesure de localiser le groupe!
  • Si vous modifiez les entrées individuelles dans le carnet d'adresses global, les modifications se propagent automatiquement dans toutes les listes de distribution contenant ce membre, sauf si le nom de l'élément est modifié. Dans ce cas, le membre doit être supprimé et re-ajouté à chaque liste de distribution dont il ou elle est membre.
  • Si vous recevez un message d'erreur qui dit que les changements ne pouvaient pas être sauvés, vous ne disposez pas de droits en tant que propriétaire de la liste. Parlez à votre administrateur réseau pour obtenir de l'aide.

          

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