Comment faire pour utiliser Excel pour les comptes

May 30

Vous pouvez utiliser Excel pour suivre les informations pour les comptes. Si vous exécutez une petite entreprise et seulement besoin de garder une trace de la comptabilité simple, puis Excel peut répondre à vos besoins comptables. Vous pouvez configurer une feuille de calcul dans Excel qui contient les informations pour un compte dans chaque rangée.

Instructions

1 Identifier les données que vous souhaitez suivre pour vos comptes. Avant de pouvoir mettre en place une feuille de calcul pour suivre les comptes, vous devez savoir quelles informations vous souhaitez effectuer le suivi.

2 Utilisez la ligne 1 comme en-têtes pour chaque élément que vous envisagez de suivre pour chaque compte. Par exemple, inclure le nom de compte, la date de la facture, le montant de la facture et d'autres rubriques à travers la ligne 1.

3 Format Row 1. Changer la mise en forme de la ligne 1 pour séparer les rubriques à partir des données de compte. Pour ce faire, cliquez sur le numéro un à côté de la ligne 1, qui met en évidence toute la ligne. Ajouter votre mise en forme, tels que le gras, le centre et un fond gris.

4 Congeler la ligne de titre. Utilisez la fonction de gel volet afin que vos rubriques apparaîtront toujours en haut de l'information de compte. Dans Excel 2007, cliquez sur le numéro deux à côté de la ligne 2 pour mettre en évidence la première ligne sous les rubriques. Cliquez sur l'onglet Affichage. Cliquez sur Figer les volets puis Congeler Top Row. Dans Excel 2003, cliquez sur le numéro deux à côté de la ligne 2 pour mettre en évidence la première ligne sous les rubriques. Dans la barre de menu, cliquez sur Fenêtre> Figer les volets.

5 Tapez dans les données pour chaque compte. Utilisez une ligne pour chaque compte, la saisie des informations pour correspondre à l'information de cap.

6 Mettre en place des formules. Par exemple, si vous voulez suivre combien d'argent un client vous doit, mis en place une formule pour calculer ce montant pour vous. Voir la section suivante pour obtenir des instructions sur la façon de le faire.

Comment définir des formules pour le suivi des comptes

7 Décidez de ce que les formules que vous souhaitez configurer. Par exemple, si vous voulez garder une trace de combien d'argent est dû sur un compte, vous pouvez mettre en place une formule pour Excel pour faire le calcul pour vous.

8 Sélectionnez une colonne pour suivre le montant de la facture envoyée à un client. Pour cet exemple, entrez le montant dû dans la cellule C2.

9 Sélectionnez une colonne pour suivre le montant reçu du client. Pour cet exemple, entrez le montant reçu dans la cellule D2.

dix Sélectionnez une colonne pour afficher le montant que le client doit encore. Pour cet exemple, cliquez sur la cellule E2.

11 Tapez la formule pour calculer le montant dû. Dans cet exemple, tapez "= C2-D2"; puis appuyez sur Entrée. Si vous modifiez les variables dans les cellules C2 et D2, Excel calcule automatiquement le montant dû à l'information mise à jour.

12 Copiez la formule pour tous les comptes. Si vous cliquez sur la cellule E2 et faites glisser votre souris vers le bas de la colonne, puis cette formule sera appliquée dans cette colonne à tous les comptes.

13 Format des cellules pour afficher la monnaie. Pour ce faire, mettre en évidence les cellules, clic droit, sélectionnez Format de cellule, cliquez sur l'onglet Nombre, cliquez sur devise et puis cliquez sur OK.

Comment mettre en place une vision globale des comptes

14 Reconnaître l'importance d'avoir une vision globale de l'état de vos comptes. Vous pouvez configurer Excel pour vous montrer combien d'argent vous est due à partir de tous les comptes. Excel va faire le travail pour vous afin que vous ne devez pas calculer cette information vous-même.

15 Cliquez sur Feuil2 au bas de la feuille de calcul. Cela permettra d'activer une autre feuille dans le classeur.

16 Tapez l'information globale que vous souhaitez suivre. Utiliser une cellule dans la colonne A pour chaque élément d'information que vous souhaitez suivre pour tous les comptes.

17 Dans la colonne B, mis en place une formule pour les informations que vous êtes suivi qui correspond à la colonne A. Pour utiliser l'exemple ci-dessus, vous pouvez suivre le montant de toutes les factures envoyées à tous les clients en tapant "= SOMME (Sheet1 C: C) "puis appuyez sur Entrée. Le montant restant dû de tous les clients dans l'exemple ci-dessus va afficher en tapant "= SOMME (Sheet1 E: E)" puis appuyez sur Entrée.

18 Format des cellules pour afficher la monnaie. Pour ce faire, mettre en évidence les cellules, clic droit, sélectionnez Format de cellule, cliquez sur l'onglet Nombre, cliquez sur devise et puis cliquez sur OK.

Conseils et avertissements

  • Si vous n'êtes pas familier avec les formules Excel, envisager de prendre une classe Excel de base ou l'achat d'un livre sur Excel pour vous guider dans le processus de définition des formules dans Excel.
  • Alors que Excel peut être utile dans le suivi d'un petit nombre de comptes pour les petites entreprises, il n'y a pas de remplacement pour les logiciels d'entreprise. Si une feuille de calcul Excel ne peut pas répondre à vos besoins pour les comptes de suivi, envisager de télécharger une version gratuite de QuickBooks pour suivre vos comptes.

          

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