Comment puis-je importer une liste de distribution dans Microsoft Outlook?

January 4

Comment puis-je importer une liste de distribution dans Microsoft Outlook?


Création d'une liste de distribution dans Microsoft Outlook, il est facile pour vous d'envoyer un message sans avoir à entrer chaque adresse e-mail séparément à beaucoup de gens. Si votre liste des noms et adresses arrive à exister en dehors d'Outlook, cependant, tout est pas perdu. Avec peu d'effort, vous pouvez importer vos noms dans Outlook pour créer une nouvelle liste de distribution, vous sauver de la peine de le retapant.

Création d'un nouveau contact des dossiers dans Outlook

Pour commencer, vous devez créer une maison pour vos nouveaux noms avant qu'ils arrivent. Ce sera un sous-dossier du dossier de contacts Outlook en cours. Dans Outlook, cliquez sur l'icône Contacts dans le volet de navigation. Dans la barre de menu, cliquez sur le bouton Nouvelle liste de flèche et choisissez le dossier. Tapez un nom unique pour ce nouveau dossier afin que vous reconnaîtrez facilement plus tard.

Création d'un fichier CSV

Le format CSV (valeurs séparées par des virgules) est un format générique commun largement reconnu par la plupart des programmes de type base de données. Si vous ne parvenez pas à enregistrer dans ce format, essayez de coller vos noms et adresses dans une feuille de calcul Microsoft Excel. Assurez-vous de mettre en place la première ligne de données à l'aide de têtes de colonne telles que nom, adresse e-mail, téléphone, etc., en fonction du contenu de votre liste. Allez sur le bouton Office, sélectionnez "Enregistrer sous", puis cliquez sur l'option "Autres formats" dans le menu "Enregistrer sous". Maintenant, cliquez sur le menu "Type" et choisissez CSV. Tapez un nom pour le fichier dans la zone de texte Nom de fichier et cliquez sur Enregistrer.

Importer le fichier CSV

Pour apporter votre nouveau fichier CSV dans Outlook, choisissez "Importer et exporter" dans le menu Fichier d'Outlook. Choisissez "Importer à partir d'un autre programme ou fichier", cliquez sur "Suivant" et sélectionnez "Comma Separated Values" dans la "Sélectionner le type de fichier à importer de" fenêtre. Cliquez sur "Suivant" à nouveau. Cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder à l'emplacement du fichier CSV. Double-cliquez sur le fichier. Cliquez sur "Suivant" pour passer à la fenêtre "Sélectionner le dossier de destination". Dans le cadre du dossier Contacts, vous devriez voir les contacts sous-dossier que vous avez créé dans la section 1. Sélectionnez le dossier et cliquez sur "Suivant". Cliquez sur le bouton "Champs personnalisés" si vous devez faire correspondre les noms de champ dans votre liste avec les noms de champs utilisés pour les contacts Outlook. Une fois que vous avez vérifié que les noms de champ sont appariés, cliquez sur «OK», puis cliquez sur "Terminer".

Créez la liste de distribution

Lorsque vous êtes prêt à créer une nouvelle liste de distribution à partir de vos noms importés, commencez par cliquer sur la liste flèche à côté du bouton Nouveau dans le menu Fichier. Choisissez "Liste de distribution." Dans le "Untitled Liste de distribution" fenêtre, cliquez sur le bouton «Sélectionner les membres". Cliquez sur la flèche de liste dans la fenêtre "Carnet d'adresses" et choisissez le nom de votre nouvelle liste. Vous devriez voir un nom pour chaque entrée dans votre liste. Maintenez la touche Maj enfoncée et la touche flèche vers le bas de votre clavier jusqu'à ce que tous les noms sont sélectionnés. Cliquez sur le bouton "Membres" pour ajouter tous les noms. Cliquez sur "OK", tapez un nom pour votre liste dans le champ "Nom", puis cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer". Votre nouvelle liste de distribution sera désormais disponible lorsque vous sélectionnez les destinataires d'un nouveau message.


          

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