Comment faire pour imprimer des enveloppes à partir d'un fichier CSV dans Word

December 28

Une valeur séparées par des virgules, ou CSV, fichier est celui qui est largement soutenu et peuvent être importées ou exportées à partir de la plupart des programmes de type base de données qui comportent des données totalisées. Un fichier CSV contient des colonnes à onglets de données en texte brut séparées par des virgules. Chaque virgule indique le début d'une entrée dans la colonne suivante. Ouverture d'un fichier CSV-est dans un éditeur de texte tel que Notepad produirait une liste de données éparpillés en un seul paragraphe massif, qui ne soit pas la meilleure façon de travailler avec elle. Cependant, des applications telles que Outlook, Excel, ACT et Access sont des bases de données à leur base et peuvent donner un sens parfait d'un fichier CSV et les données qu'il contient. Ces programmes peuvent facilement convertir un fichier CSV en un seul qui a même format de son programme. Bien que Microsoft Word ne possède pas des caractéristiques qui ressemblent aussi étroitement une base de données que ceux-ci, la commande Fusion et publipostage de Word peut utiliser un fichier CSV pour une source de données qui va produire des lettres multiples, des étiquettes ou des enveloppes pour chaque enregistrement représenté dans le fichier CSV.

Instructions

1 Créer un nouveau document vierge de Microsoft Word. Cliquez sur l'onglet "Publipostage", puis cliquez sur le bouton "Démarrer Mail Merge" sur le ruban de mots en haut de l'écran.

2 Cliquez sur l'option "Enveloppes", puis sélectionnez le format d'enveloppe, la livraison et l'adresse de retour police souhaitée dans la fenêtre Options d'enveloppe. Cliquez sur le bouton "OK" pour enregistrer vos sélections.

3 Cliquez sur le bouton "Sélection des destinataires" dans le menu Démarrer publipostage zone de groupe, et choisissez l'option "Utiliser la liste existante». Assurez-vous que l'option "Toutes les sources de données" est choisi. Localisez le fichier CSV sur votre ordinateur à partir de la fenêtre Source de données, puis cliquez sur le bouton "Ouvrir".

4 Tapez une adresse de retour dans le coin supérieur droit de l'enveloppe si nécessaire. Utilisez "Shift" + "Entrée" de votre clavier pour empêcher l'espacement supplémentaire après chaque paragraphe si cette fonction est activée. Single-cliquez sur votre souris vers le centre de l'enveloppe pour activer la section d'adresse de livraison. Cliquez sur le bouton "Adresse Block" dans le Write et le groupe Insérer des champs sur le ruban. Sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton "OK". Ceci est le seul code de publipostage, vous devrez veiller à ce que toutes les adresses dans votre fichier CSV peupleront la section adresse de livraison de chaque enveloppe.

5 Cliquez sur le "Preview Résultats" sur le ruban si vous voulez vérifier chaque adresse. Avance au nom suivant dans votre liste en cliquant sur le bouton "Suivant" dans l'aperçu groupe Résultats région. Chargez l'enveloppe appropriée dans votre imprimante, cliquez sur le "Terminer et Fusionner" bouton et l'option «Imprimer Documents». Sélectionnez "All" de la fusion à la fenêtre de l'imprimante si vous êtes prêt à imprimer des enveloppes pour tous les noms dans votre fichier. Choisissez l'option "enregistrement en cours" ou "De A" options si vous souhaitez imprimer des enveloppes pour les noms sélectionnés. Vous devrez charger manuellement une enveloppe via votre bac de l'imprimante pour chaque nom.

Conseils et avertissements

  • Cliquez sur le bouton "Faire correspondre les champs" dans le Write et la zone de groupe Insérer des champs pour vérifier que les données de votre fichier CSV correctement correspondent aux champs utilisés dans le code Adresse Block Word, puis cliquez sur le bouton "OK" pour accepter les modifications.

          

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